KEARSIPAN KD 3.6. MENJELASKAN PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Pendahuluan

Untuk  menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal.

Dalam  menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu.    (

1.     Pengertian Arsip

Kata arsip berasal dari bahasa Belanda “archief” atau bahasa Inggris “archives”. Kedua istilah arsip tersebut berasal dari bahasa Yunani sebagai berikut :

·       Archea, artinya catatan/dokumen mengenai pemerintahan

·       Archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu

·       Archeon, artinya balai kota, sama artinya dengan “archium” dalam bahasa Latin.

Dalam bahasa Inggris, dikenal istilah file yang berarti berkas atau alat/tempat untuk menyimpan arsip. Kata file berasal kata felum (Latin) yang berarti benang atau tali yang dipakai untuk mengikat arsip.

Berikut ini pengertian arsip dari berbagai sumber :

a.     Menurut UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, Pasal 1:

1)    Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan  pemerintah.

2)    Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta  dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal ataupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b.     Menurut UU 43/2009 Tentang Undang-Undang Kearsipan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

c.      Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Arsip sebagai segala kertas naskah, buku, foto, film dan mikrofilm, rekaman suara,gambar, peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifat aslinya atau salinan serta dengan cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau yang diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan tersebut dan seterusnya.

d.      Menurut The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disusun secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

2.     Jenis-jenis Arsip

a.     Ditinjau dari kepentingannya ( ensiklopedi administrasi)

1)    Vital record ( arsip sangat penting ), yaitu arsip yang mempunyai nilai guna sangat penting bagi organisasi. Arsip  jenis ini harus di simpan terus menerus. Misalnya : akta pendirian organisasi.

2)    Important record ( arsip penting ), yaitu arsip yang mempunyai kegunaan besar untuk jangka waktu yang cukup lama ( tiga tahun ke atas ). Misalnya  : perjanjian sewa-menyewa gedung.

3)    Usefull record ( arsip berguna ), yaitu arsip yang mempunyai kegunaan biasa untuk suatu jangka waktu yang biasa. Untuk itu arsip ini di simpan menurut  jadwal retensinya. Misalnya  :  kuitansi pembayaran gaji.

4)    Non essential record ( arsip tidak penting ), yaitu arsip yang kegunaannya habis setelah dibaca, arsip semacam ini tidak perlu disimpan, cukup dicatat isinya saja. Misalnya  : undangan rapat.

b.     Ditinjau dari fisiknya

1)    Arsip Tertulis, yaitu wujud arsip berupa tertulis. Misalnya : surat dinas, surat niaga dll

2)    Arsip Visual, yaitu wujud arsip berupa gambar/lukisan/pahatan. Misalnya : peta, relief, poster dll.

3)    Arsip Audio, yaitu wujud arsip dapat di dengar. Misalnya :  cassete recorder, compact disk dll.

4)    Arsip Audio-Visual, yaitu wujud arsip yang dapat didengar dan dilihat. Misalnya : film, video, video compact disk dll.

c.     Ditinjau dari isinya

1.     Financial Record, adalah catatan-catatan mengenai  masalah keuangan. Misalnya : tata cara pengajuan kredit

2.     Inventory record, adalah catatan-catatan kekayaan yang dimiliki organisasi. Misalnya : daftar peralatan kantor.

3.     Personal record, adalah catatan yang berhubungan  dengan masalah kepegawaian. Misalnya : daftar pegawai, absensi  pegawai.

4.     Sales record, adalah catatan yang berhubungan dengan penjualan. Misalnya : catatan mutu barang, harga pokok, nama-nama agen dll.

5.     Production record, adalah catatan yang berhubungan dengan produksi. Misalnya : jenis-jenis bahan baku, jenis-jenis produksi, laporan produksi.

d.     Ditinjau dari pemiliknya

1)    Berasal dari lembaga pemerintahan

a)    Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai inti  organisasi dari lembaga kearsipan nasional yang  selanjutnya disebut Arsip Nasional Republik Indonesia ( ANRI )

b)    Arsip Nasional Republik Indonesia yang berada dimasing-masing daerah tingkat I, yang selanjutnya disebut dengan   Arsip Nasional Daerah ( ARPUSDA ).

2)    Berasal dari instansi swasta

a)    Arsip Primer, adalah arsip aslinya, bukan merupakan  salinan, copy atau tembusan/tindasan.

b)    Arsip Sekunder, adalah arsip yang berupa salinan, tembusan/tindasana atau hasil copy dari arsip asli.

c)     Arsip Sentral, adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya ( sentralisasi ).

d)    Arsip Unit, adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya oleh masing-masing bagian dalam organisasi/instansi ( desentralisasi )

3.     Fungsi Arsip

Fungsi  arsip adalah frekuensi (tingkat keseringan) penggunaan arsip kaitannya dengan kegiatan tertentu. Dilihat dari arsip sebagai kumpulan naskah/dokumen, maka sesuai undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip mempunyai fungsi sebagai berikut :

a.     Fungsi Arsip Dinamis

Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Sebagai fungsi dinamis maka arsip tersebut berguna untuk :

1)    Sebagai bahan ingatan bagi organisasi/perorangan.

2)    Memberikan keterangan yang dibutuhkan.

3)    Sebagai nilai pembuktian dari sesuatu hal.

4)    Menggambarkan peristiwa-peristiwa dimasa lampau.

5)    Sebagai bahan untuk dipelajari, sehingga dapat memberikan bahan-bahan untuk ilmu pengetahuan.

b.     Fungsi Arsip Statis

Adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelanggaraan sehari-hari administrasi negara.

Sehubungan dengan arsip statis tersebut, maka lembaga yang berkewajiban menyiapkan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip fungsi statis ini adalah sebagai berikut :

1)    Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip di tingkat lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat, yang berkedudukan di Ibukota Negara Republik   Indonesia (Jakarta ).

2)    Arsip Nasional Daerah ( ARPUSDA) memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip di tingkat lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah pusat di daerah atau lembaga/badan Pemerintah Daerah yang berkedudukan pada masing-masing Ibukota Propinsi.

3)    Arsip Nasional Republik Indonesia maupun Arsip Nasional Pusat Daerah juga berkewajiban mengelola arsip yang berasal dari badan-badan swasta dan atau perorangan yang mempunyai nilai guna kebangsaan.

4.     Kegunaan Arsip

Kegunaan arsip sama artinya dengan nilai guna/manfaat yang terkandung dalam arsip atau warkat. Kegunaan tersebut didasarkan pada kepentingan bagi pengguna arsip. Ada beberapa pendapat tentang nilai guna arsip sebagai berikut :

a.     Menurut Vernoon B. Santen

Nilai guna arsip menurut Vernoon B. Santen tercakup dalam akronim “ALFRED”.

1)    A = Administrative value ( nilai guna di bidang administrasi ) misal : surat dinas, formulir dan sebagainya.

2)    L = Legal value ( nilai guna di bidang hukum) misal : akta jual beli tanah, surat kuasa dll.

3)    F = Fiscal value ( nilai guna di bidang keuangan ) misal : cek, kuitansi, giro, bilyet dll

4)    R = Research value ( nilai guna di bidang penelitian ) misal : karya tulis, skripsi, tesis dll.

5)    E = Educational value ( nilai guna di bidang pendidikan ) misal : ijazah, buku rapor, daftar nilai.

6)    D = Documentary value ( nilai guna di bidang dokumentasi ) misal : naskah perjanjian asli.

b.      Menurut Ensiklopedia Administrasi

Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan .

1)    Guna Informatoris, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa.

2)    Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalamproses peradilan.

3)    Guna Historis, yakni menggambarkan keadaan atau  peristiwa pada masa lampau, agar tidak   terlupakansepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.

4)    Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran  seseorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.

6.     Pengertian Kearsipan

a.     Menurut UU 43/2009 Tentang Kearsipan, kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

b.     Menurut Arsip Nasional ( buku pedoman tata kearsipan dinamis ) : filling atau memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis.

c.     Menurut Abubakar (Pola kearsipan modern) : filling artinya mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat.

d.     Menurut Terry : filling adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

e.     Menurut Ensiklopedi Administrasi : filling adalah suatu bentuk pekerjaan tatausaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

7.     Ruang Lingkup Kearsipan

Menurut Karso, kegiatan kearsipan dapat dijelaskan sebagai berikut :

a.     Kegiatan penciptaan, yaitu merupakan prosees pembuatan dari penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat keluar (mail handeling)baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali (sistem pola baru). Untuk surat masuk dimulai dari surat, pemrosesan ke unit pengolah hingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar dimulai dari perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan, sampai surat tersebut dikirim dan tindasanya siap untuk disimpan.

b.     Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)

1)    Kegiatan penyimpanan (filling), adalah  kegiatan dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep (deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder atau dimasukkan ke dalam filling cabinet.

2)    Kegiatan penemuan kembali (finding), adalah  kegiatan dimulai dari permintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar klasifikasi, sehingga menemukan kembali arsip ke dalam tempat penyimpanannya sesuai dengan kode simpanya.

c.     Kegiatan penyelamatan, yaitu kegiatan menyelamatkan arsip, terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1)    Pengamanan, adalah suatu kegiatan menjaga agar isi informasi yang ada pada arsip tersebut tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak berhak (terutama untuk arsip yang rahasia).

2)    Pemeliharaan, adalah kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak. Dengan kata lain, kegiatan ini merupakan tindakan sebelum terjadi kerusakan arsip (tindakan preventif), misalnya, selama dalam pemeliharaan ini, benda-benda arsip perlu disemprot dengan obat anti hama, atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman dari kerusakan.

3)    Perawatan, adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah rusak, agardapat dipergunakan. Dengan kata lain, kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan terhadap arsip (tindakan represif). Misalnya jika diketahui benda arsip itu benar-benar rusak sedangkan masih dipergunakan, maka arsip tersebut dilaminating (diberi lapisan plastik) kemudian di mikrofilm. Jika ada pihak yang menginginkan arsip tersebut cukup ditunjukkan mikrofilmnya saja. Sedangkan arsip aslinya tetap disimpan.

d.     Kegiatan penyusutan, adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai gunanya. Dengan demikian arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan ini adalah sebagai berikut :

1)    Penilaian/pemindahan, Adalah kegiatan penentuan  bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang/tidak dipergunakan, kamudian dipindahkan ke tempat penyimpanannya ke unit sentral.

2)    Pemusnahan, Adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang sudah nilai  gunanya. Dengan harapan agar arsip yang tersimpan tersebut hanyalah arsip yang masih dipergunakan. Adapun cara pemusnahan itu bisa dengan cara dibakar/dimusnahkan dengan cairan kimia atau dimusnahkan dengan mesin penghancur dokumen (paper schredeer).

3)    Penyerahan, Adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan (arsp statis) ke arsip nasional daerah atau ke pemerintah daerah tingkat I masing-masing provinsi.

8.     Tujuan Kegiatan Kearsipan

             Kegiatan pengelolaan warkat yang dilakukan pada setiap kantor sudah barang                      tentu mempunyai tujuan membantu kelancaran kegiatan kantor tersebut. Berikut                    beberapa pendapat penting tentang tujuan diadkannya kegiatan kearsipan.

a.     Menurut UU No 7 tahun 1971, pasal 3

Tujuan  kearsipan ialah menjamin keselamatan badan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.

b.     Menurut  Anhar

Tujuan  kearsipan tidak lain ialah menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah di temukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

c.     Menurut  Martono, tujuan penataan berkas dapat dirumuskan sebagai berikut :

1)     Menyediakan warkat jika diperlukan

2)     Menghindari pemborosan waktu dalam mencari

3)     Mengumpulkan warkat yang berhubungan satu dengan lainya

4)     Mengamankan warkat yang penting dari bahaya pencurian dan kebakaran

5)     Memanfaatkan tempat dan sarananya

6)     Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang           terkandung pada warkat, khususnya warkat yang harus dirahasiakan.

LATIHAN:

Kerjakan di buku latihan dan setelah selesai dikumpulkan di meja Bu Poppy

1. Jelaskan asal kata istilah arsip!

2. Jelaskan pengertian arsip menggunakan kata-kata anda sendiri!

3. Arsip berperan sebagai sumber pusat informasi dan sumber dokumen. Jelaskan maksudnya!

4. Jelaskan nilai guna arsip yang diakronimkan sebagai ALFRED!

5. Mengapa Vital Record harus disimpan secara terus menerus oleh suatu organisasi?