PENGERTIAN DOKUMEN & DOKUMENTASI

1. PENDAHULUAN

Mempelajari  dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting, karena dokumen merupakan sumber informasi yang sangat dibutuhkan bagi umat manusia, utamanya di lingkup organisasi/kantor. Suatu organisasi akan tetap hidup dan berkembang apabila memiliki informasi yang cukup untuk membuat rencana yang tepat atau membuat keputusan yang tepat, dan informasi itu terdapat dalam dokumen. Dokumen bagaikan “roh” dari suatu organisasi. Mengelola  dokumen yang baik  menjadi sebuah keharusan bagi setiap organisasi.

Dokumen masuk dalam lingkup ilmu administrasi, dibedakan menjadi tiga lingkup, yaitu :

a.    Dokumen  yang berupa benda-benda (dokumen korporil),

b.    Dokumen  yang berupa buku-buku (dokemen literel), dan

c.    Dokumen  yang berupa surat-surat dan catatan kegiatan organisasi (dokumen privat).

Untuk selanjutnya unit-unit yang mengelola dokumen yang berupa benda disebut unit museum, untuk yang mengelola dokumen berupa buku disebut unit perpustakaan dan untuk yang mengelola arsip catatan kegiatan organisasi disebut unit kearsipan. 

Pada pembahasan buku ini khusus mempelajari dokumen yang berupa buku dan dokumen yang berupa warkat/arsip.

2. Pengertian Dokumen

Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata ”document”, yaitu semua informasi dalam bentuk apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian kegiatan-kegiatan dimasa lampau.

Berikut ini beberapa pengertian dokumen dari berbagai sumber dan menurut para ahli :

a.    Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia

Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

b.    Menurut Kamus Kepegawaian dokumen adalah :

1)    Semua catatatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

2)    Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih  untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

c.    Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster

1)    Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

2)    Dokumen  melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampirang-lampiran, seperti untuk mlengkapi sebuah buku atau thesis.

d.    Menurut Ensiklopedia Indonesia

Dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.

3. Pengertian Dokumentasi

Istilah dokumentasi berasal dari bahasa Inggris yaitu “documentation”. Menurut bahasa Latin “documentum” yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian serta penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan serta penerapan-penerapan bukti.

a.    Menurut Ensiklopedia Indonesia

Dokumentasi adalah perincian, pengumpulan, serta peraturannya.

  

b.    Menurut Kepustakaan Indonesia

Dokumentasi adalah penerapan ilmu pengetahuan seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa perpustakaan.

c.    Menurut Kepustakaan Khusus

Dokumentasi adalah kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan kepustakaan khusus.

d.    Menurut  Mikro Reproduksi

Dokumentasi adalah sebagai reproduksi  dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk mikro film.

e.    Menurut hasil Seminar Dokumentasi (Seminar Kementerian-kementerian tanggal 28 Pebruari 1957 )

Dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyampaikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi.

f.     Menurt FID (Federation Internationale Documentation)

Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.

g.    Menurut NIDER ( Nederlanse Institu voor Documentatie Registratur)

Dokumentasi adalah tugas memberi keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada di perpustakaan dan pemberitahuan tentang literature.