KEARSIPAN KD 3.5 MENJELASKAN CARA PENGKODEAN DOKUMEN

1.     Pengertian

Penyimpanan  dokumen adalah segala bentuk usaha agar dokumen yang dimiliki tidak rusak dan tidak hilang, sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan dapat disediakan. Pengkodean  adalah memberikan kode pada setiap dokumen yang dimiliki dengan kode tertentu, sehingga masing-masing dokumen dapat diidentifikasi dan dapat diinventarisasi.

Pengkodean dokumen yang sudah diterapkan secara internasional adalah pengkodeaan dengan klasifikasi system Dewey Decimal Clasification (DDC), yang artinya klasifikasi sistem desimal/angka menurut Melvil Dewey.  Melvil Dewey adalah orang Amerika yang telah menemukan kode klasifikasi sistem angka untuk mengelola dokumen berupa buku dan kliping dalam perpustakaan.

2. Jenis-jenis Pengkodean  Bahan Dokumen dan Kliping

Sistem pengkodean bahan pustakan yang sering dipergunakan untuk mengelola bahan pustaka ada 2 macam, yaitu sistem Universal Decimal Clasification (UDC) dan sistem Dewey Decimal Clasification (DDC).

     a.     Sistem UDC

           Apabila mengelola dengan sistem nomor UDC semua dokumen/buku perpustakaan             dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama, masing-masing kelompok utama                       dikelompokkan menjadi 10 kelompok pembantu. Kode nomor UDC terdiri dari angka             Arab 2 digit yaitu kode 00 sampai 90. Jadi apabila kita menggunakan sstem UDC                 secara standar akan terdapat 100 kode dokumen/buku.

Klasifikasi UDC kelompok utama sebagai berikut :

No.	Kode UDC	Jenis Buku Pustaka
1	00 – 09	Karya Umum
2	10 – 19	Filsafat
3	20 – 29	Agama
4	30 – 39	Ilmu Pengetahuan Kemasyarakatan/IPS
5	40 – 49	Bahasa
6	50- 59	Ilmu Pengetahuan Murni /IPA
7	60 – 69	Teknologi
8	70 – 79	Seni, Olahraga, Hiburan, Rekreasi, Hobi
9	80 – 89	Sastra
10	90 – 99	Sejarah

Dewasa ini jumlah bahan dokumen di perpustakaan semakin bertambah jumlahnya sehingga sistem UDC tidak bisa memenuhi kebutuhan kodenya, maka sistem UDC mulai tidak dipakai. Sebagai pengganti sistem UDC adalah sistem DDC, sistem ini dapat menyediakan jumlah kode yang bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

b     b. Sistem Nomor DDC  

Menurut DDC semua dokumen/buku perpustakaan dikelompokkan menjadi 10 kelompok utama, masing-masing kelompok utama dikelompokkan menjadi 10 kelompok pembantu, untuk berikutnya masing-masing kelompok pembantu dikelompokkan menjadi 10 kelompok sub pembantu.. Jadi apabila kita menggunakan system DDC secara standar akan terdapat 1000 kode dokumen/buku. Kode nomor DDC terdiri dari angka Arab 3 digit yaitu dokumen/buku diberi berkode 000 sampai dokumen/buku yang berkode 999. Adapun contoh klasifikasi DDC adalah sebagai berikut :

1.     Klasifikasi Kelompok Utama :

No.	Kode DDC	Jenis Buku Pustaka
1	000 – 099	Karya Umum
2	100 – 199	Filsafat
3	200 – 299	Agama
4	300 – 399	Ilmu Pengetahuan Kemasyarakatan/IPS
5	400 – 499	Bahasa
6	500- 599	Ilmu Pengetahuan Murni /IPA
7	600 – 699	Teknologi
8	700 – 799	Seni, Olahraga, Hiburan, Rekreasi, Hobi
9	800 – 899	Sastra
10	900 – 999	Sejarah

2.     Klasifikasi Kelompok Pembantu

Kode	Jenis Buku Pustaka		Kode	Jenis Buku Pustaka
000 - 099	Karya Umum		500 – 599	Ilmu Pengetahuan Murni
010	Bibliografi		510	Matematika
020	Ilmu Perpustakaan		520	Ilmu Falak
030	Ensiklopedia Umum		530	Ilmu Alam
040			540	Ilmu Kimia
050	Majalah Umum		550	Geologi
060	Organisasi Umum dan Musium		560	Palaentologi
070	Surat kabar		570	Ilmu Hayat
080	Kumpulan  Karya-karya yang bersifat Umum, Esei, Amanat, Pidato, Ceramah, Kutipan-kutipan		580	Ilmu Tumbuh-tumbuhan, Botani
090	Karya-karya yang jarang diemukan : manuskrip/nzkh-nzkh kuno		590	Ilmu Hewan, Zoologi
100 - 199	Filsafat		600 – 699	Teknologi
110	Metafisika		610	Ilmu Kedokteran, Ilmu Kesehatan
120	Teori-teori tentang meta fisika, Psendo Psikologi, Para Psikilogi, Okhultisme		620	Ilmu Teknik
130			630	Pertanian
140	System-sistem Filsafat		640	Home Economics, Kesejahteraan Rumah Tangga
150	Ilmu Jiwa Umum		650	Perusahaan
160	Logika		660	Industry Kimiawi
170	Etika		670	Manufaktur,Pembuatan Barang-barang
180	Filsafat Purba, Filsafat Timur		680	Pabrik-pabrik Aneka Ragam Industri
190	Filsafat Modern		690	Teknik, Bangunan, Pembangunan Gedung
200 – 299	Agama		700 – 799	Seni, Olahraga, Hiburan, Rekreasi, Hobi
210	Agama-agama Alam		710	Seni Pemandangan, Seni Perkotaan
220	Alkitab		720	Arsitektur
230	Teologi		730	Seni Pahat, Patung
240			740	Menggambar, Seni Dekorasi
250	Pastor dan Kepastoran		750	Seni Lukis
260			760	Seni Cetak-mencetak
270	Sejarah Agama Kristen		770	Fotografi
280			780	Music, Seni Suara
290	Agama-agama Lain		790	Rekreasi, Hiburan, Hobi
300 – 399	Ilmu Pengetahuan Kemasyarakatan / IPS		800 – 899	Sastra
310	Statistic		810	Sastra Amerika
320	Politik Civics		820	Sastra inggris
330	Ekonomi		830	Sastra Jerman
340	Ilmu Hukum		840	Sastra Prancis
350	Pemerintahan, Administrasi Negara		850	Sastra Italia
360	Kesejahteraan Sosial		860	Sastra Spanyol
370	Pendidikan		870	Sastra Latin
380	Dagang, Perdagangan		880	Yunani Klasik
390	Adat-istiadat dan Foklore		890	Satra Lain
400 – 499	Bahasa		8X	Sastrta Bahasa-bahasa di Indonesia umumnya
410	Filologi Komparatif, Tulisan		8X0	Sastra Indonesia (Bahasa Indonesia
420	Bahasa Inggris		900 – 999	Sejarah
430	Bahasa Jerman		910	Ilmu Bumi
440	Bahasa Perancis		920	Biografi, Kisah Hidup
450	Bahasa Italia		930	Sejarah Umum Zaman Purba
460	Bahasa Spanyol		940	Sejarah Eropa
470	Bahasa Latin		950	Sejarah Asia
480	Bahasa Yunani		960	Sejarah Afrika
490	Bahasa-bahasa Lainnya		970	Sejarah Amerika Utara
4X	Bahasa di Indonesia Pada Umumnya		980	Sejarah Amerika Selatan
4X0	Bahasa Indonesia (Bahasa Nasional)		990	Sejarah Pulau-pulau Pasifik, Australia, Arlitika, Antartika

3. Pembagian DDC pada pembagian yang lebih kecil

510 – 519 ILMU PASTI       511     Berhitung       512     Aljabar       513     Ilmu Ukur       Dan seterusnya		580 – 589 Ilmu Tumbuh-tumbuhan   584         Monokotil     584.9    Graminae     584.93  Padi
Sistem persepuluhan DDC ini memungkinkan tiap buku, walau apapun subjek atau golongan isinya, mendapat nomor klasifikasi. Dari contoh di atas Pustakawan bisa mengembangkan sendiri klasifikasi kode buku di perpustakaan yang dikelolanya.

3. Mengelola Buku Pustaka

Sebelum dipinjamkan buku pustaka perlu dilengkapi dengan berbagai perlengkapan agar memudahkan dalam pengelolaan dan pelayanan peminjaman. Kelengkapan-kelengkapan buku pustaka antara lain :

a.     Nomor Pengenal (call number)

Nomor pengenal buku adalah nomor Dewey dan tiga huruf pertama dari nama pengarang.

Penetapan nomor pengenal buku adalah sebagai berikut  :

1)    Buku Aljabar  karangan Aminudin, atau karangan Salpherr, atau karangan Suwardi, tiap buku diberi identitas sbagai berikut :

Buku Matematika yang dikarang Aminudin : 512  AMI

Buku Matematika yang dikarang Salpherr  : 512 SAL

Buku Matematika  yang dikarang Suwardi : 512 SUW

2)    Nama pengarang tiga huruf pertama sama, misalnya buku tentang manajemen karangan Sutantio, Sutisno, Sutarman, maka nomor pengenalnya ditambah satu huruf pertama dari judul buku.

“Seni Manajemen Modern” karangan Sutantio : 353 SUT   s

“Perkembangan Manajemen” karangan Sutisno : 353 SUT   l

“Manajemen dari Masa-kemasa” karangan Sutarman : 353 SUT    b

3)    Apabila memiliki buku dengan pengarang yang sama dengan judul yang sama lebih dari satu, maka nomor pengenalnya ditambah angka arab dibelakang huruf pertama judul. Misalnya  buku dengan judul “Pendidikan Sekretaris Kantor” karangan Sutantio berjumlah 3 buah, nomor pengenalnya sebagai berikut :

357 SUT   S1	357 SUT   S2	357 SUT   S3
Kalau sekiranya masih ada dua atau lebih buku yang masih serupa nomor pengenalnya, setelah ditambah huruf pertama dari judul, ditambah angka arab, Pustakawan boleh mengambil kebijakan sendiri untuk menetapkan nomor pengenal buku.

b.     Kartu Buku

Kartu Buku dipergunakan untuk mencatat  tanggal kembali buku pustaka yang dipinjam. Ketika buku pustaka dipinjam, maka kartu buku diambil  disimpan menjadi satu dengan Kartu Peminjam (dimasukkan kedalan kantong peminjam). Kartu  Buku dibuat dari karton manila denngan ukuran 5 X 10 cm. Informasi-informasi yang ditulis dalam Kartu Buku sebagai berikut :

1)    Nomor Pengenal Buku

2)    Nomor Induk Buku

3)    Pengarang Buku

4)    Judul Buku

5)    Harga buku, gunanya untuk menetapkan berapa dendanya apabila buku itu rusak atau hilang.

c.     Kantong Kartu Buku

Kantong Kartu Buku dipergunakan untuk menyimpan kartu buku. Kantong kartu buku ditempelkan di kulit buku belakang bagian dalam. Kartu buku dibuat dari karton manila dengan ukuran 5,5 X 7,5 cm. Informasi-informasi yang ditulis dalam Kantong Buku sebagai berikut :

1)    Nomor Pengenal Buku

2)    Nomor Induk Buku

3)    Pengarang Buku

4)    Judul Buku

d.     Kartu Peminjam

Kartu Peminjam adalah kartu yang dipakai untuk meminjam buku. Di perpustakaan tertentu kartu peminjam dijadikan satu dengan kartu anggota perpustakaan sehingga lebih praktis dan efisien.

e.     Kantong Peminjam

Kantong peminjam dipergunakan untuk menyimpan Kartu Buku dan Kartu Pinjam. Kantong peminjam dibuat dari karton nila berukuran 5,5 X 7,5 cm.

Informasi yang ditulis di Kantong Peminjam sebagai berikut :

1)    Nomor Anggota

2)    Nama Peminjam

3)    Kelas

4)    Berlaku sampai

f.     Buku Daftar Peminjam

Setiap perpustakaan harus memiliki catatan peminjam buku pustaka, catatan peminjam buku  berupa buku dan kartu. Dengan mencatat peminjam  buku, dapat diketahui berapa jumlah peminjam buku pustaka dalam periode waktu tertentu. Dengan mengetahui jumlah peminjam, pustakawan dapat melakukan tindak lanjut apakah perlu pembenahan perpustakaan, penambahan jumlah buku dan lain sebagainya yang mengarah pada perbaikian perpustakaan.

Buku Daftar peminjam dibuat dalam buku ukuran folio dengan lajur-lajur sebagai berikut :

1)    Nomor  Urut

2)    Nama Peminjam

3)    Kelas Peminjam

4)    Nomor Anggota Peminjam

5)    Keterangan

g.     Kartu Katalog

Kartu katalog adalah kartu yang dipergunakan untuk menelusuri buku-buku pustaka yang dibutuhkan. Kartu katalog ada tiga macam, yaiu kartu katalog judul, kartu katalog pengarang dan kartu katalog subyek. Pengguna buku pustaka dapat menelusuri dari tiga kemungkinan sesuai pengetahuan yang dimiliki, bisa melalui judul bukunya, pengarangnya atau dari subyek bukunya.

1)    Ukuran Kartu Katalog

Kartu catalog dibuat dari karton putih halus yang tipis, ukuran internasional kartu catalog yaitu panjang 12,5 cm, lebar 7,5 cm. Di  bagian bawah, 8 mm dari kaki kartu, tepat di tengah-tengah kartu diberi lobang yang garis tengahnya 5 mm. lobang itu dipakai untuk memasukkan lidi besi yang terdapat pada tiap-tiap laci tempat menyimpan kartu katalog yang telah diisi. Lidi besi itu memegang kartu-kartu agar masing-masing tetap pada tempatnya. Kartu catalog disusun dilaci menurut urutan abjad.

2)    Kartu Katalog Pengarang

     Buku yang berjudul “Sayuran Daun”  karangan Warsito DP. Dan Soedijanto,          diterbitkan oleh Bumirestu Jakarta tahun 1977 dengan jumlah halaman buku          63 halaman dan tinggi buku 21 cm

h.     Buku Induk

Buku Induk perpustakaan adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua buku yang dimiliki perpustakaan. Dari buku Induk ini perpustakaan mengetahui jumlah dan macam-macam buku yang dimiliki.

Buku Induk perpustakaan dibuat dari buku ukuran folio yang digaris-garis menjadi sebuah kolom-kolom yang harus diisi dengan informasi sesuai keadaan buku yang sedang dicatat.

Adapun judul kolom-kolom  buku inventaris adalah sebagai berikut :

1)    Nomor Urut, lebar lajur 2 cm

2)    Nama Pengarang, lebar lajur 5 cm

3)    Judul Buku, lebar lajur 10 cm

4)    Nama Penerbit, lebar lajur 5 cm

5)    Tahun Terbit, lebar lajur 1,5 cm

6)    Harga  Buku, lebar lajur 2 cm

7)    Sumber Buku, lebar lajur 3,5 cm

8)    Tanggal penerimaan,  lebar lajur 1,5 cm

9)    Keterangan, lebar lajur selebihnya

4.     Menata Buku Pustaka dan Kliping dalam Rak

Setelah buku pustaka dan kliping telah dilengkapi dengan berbagai identitas maka siap untuk dipinjamkan. Agar peminjam mudah untuk menemukan buku yang diinginkan maka buku ditata dalam rak buku. Penataan buku pada rak dilakukan secara kelompok sesuai dengan kode DDC dan nomor pengenal buku yang telah dibuat.

Penataan buku dalam rak sebaiknya diberi penyekat dan antar sekat diberikan jarak agar bisa dipakai untuk menggeser buku dan untuk keperluan sirkulasi udara agar buku tidak lembab.

 

5. Prosedur Penyimpanan Buku dan Pencarian Buku

a        a.     Penyimpanan Buku

1)    Mencatat buku kedalam buku induk

2)    Mentapkan nomor pengenal buku

3)    Membuat label nomor pengenal buku, kemudian menempelkan pada punggung buku

4)    Membuatkan kantong kartu buku, kemudian menempelkan ke kulit buku belakang bagian dalam

5)    Membuat kartu buku, kemudian memasukkan kedalam kantong buku

6)    Menata kedalam rak buku

b          b.     Menemukan Buku Pustaka

1)    Mengetahui pengarang, judul atau subyek buku yang akan dibutuhkan

2)    Mencari pada kartu katalog pengarang, judul atau subyek

3)    Mencari nomor pengenal buku

4)    Mencari buku pada rak buku sesuai dengan nomor pengenal bukunya.

A.    Kesimpulan

1.     Buku pustaka dan kliping harus disimpan, untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali maka buku pustaka dan kliping harus dikelompokkan.

2.     Pengelompokkan buku pustaka dan kliping yang terapkan secara internasional  adalah sistem pengelompokkan DDC.

3.     Untuk memudahkan pengelolaan dan pelayanan peminjaman buku pustaka dan kliping, buku pustaka perlu ditunjang dengan kelengkapan buku pustaka.

LATIHAN tanggal 30 Agustus 2016 (X AP1)

(kerjakan di buku tugas, bila sudah selesai dikumpulkan dimeja Bu Poppy dan
bagi yang belum selesai dikumpulkan paling lambat pada pertemuan
berikutnya)

a.     Jelaskan perlunya melakukan pengelompokkan buku pustaka dan kliping

b.     Pengelompokkan buku pustaka sistem DDC memilki 10 kelompok utama, sebutkan notasi beserta subyeknya

c.     Informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam “call number” buku pustaka

d.     Informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam kartu buku pustaka

e.     Persyaratan ruangan yang baik untuk menempatkan rak buku pustaka meliputi apa saja, jelaskan !